Cogead
Coordenação – Geral de Administração
TÍTULO: Movimentação, Transferência (interna ou externa) e Saída de Bens Permanentes da Fiocruz |
GESTOR DO DOCUMENTO Decom/Sepat |
CÓDIGO DO PROCEDIMENTO POP 020005200/004 |
Nome do responsável pela elaboração Daniele Lunga Alves |
Nome do responsável pela revisão Marcia Souza |
Nome do responsável pela validação Alex Lima |
Nome do responsável pela aprovação Flávia Silva |
VIGÊNCIA: DOIS ANOS |
VERSÃO: 04/2023 |
HISTÓRICO DE REVISÕES |
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N° da versão |
Descrição e/ou itens alterados |
00 |
Criação do procedimento. |
01 |
Alteração na data de vigência e formatação do documento. |
02 |
Alteração no título, texto e incorporação do conteúdo do POP. 020005320/005 (Controle de Saída de Bens) a este documento. |
03 |
Alteração na data de vigência, revisão e formatação de todo procedimento. No tem 9, anexo I, foi retirado a logo do PEG. |
04 |
Alteração no sumário com a exclusão do subitem 7.2 e nos itens: 1 -Objetivo: acerto no texto; 2 Documentos de referência: acerto no texto do decreto 9373/20218; 4 Campo de aplicação: acerto no texto; 5 Siglas e definições: inclusão do DOU e UORG, complementação do SGA, complementação da transferência ; 7.1 complementação do texto; 7.2 –Exclusão do subitem;7.3 – Alteração do subitem para 7.2 e complementação do texto; Inclusão do subitem 7.2.1 e 7.2.2 sobre transferência externa ; 7.4 – Alterado para 7.3; 7.5- acerto no texto, atualização da imagem; 8 Registro – informação do processo no SEI, registro no Siads; 9 anexos – acertos no formulário.
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Sumário
1 Objetivo
6 Autoridades e responsabilidades
7.1 Transferência de bens permanentes
7.1.1 Transferência interna
7.2 Transferência Externa de bens - Órgãos da União
7.3 Transferência por desvinculação de função ou cargo
1 Objetivo
Instituir os procedimentos operacionais padrão relativos à movimentação de bens interno e externamente, no Sepat/Cogead e ao controle de saída de bens da Fiocruz.
Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do consignatário, sem prévio registro patrimonial e ciência do Patrimônio da sua Unidade.
IN 205/88–DASP |
O uso de material no âmbito do SISG |
Decreto-Lei 200/1967. |
Art. 87 - Os bens móveis, materiais e equipamentos em uso ficarão sob a responsabilidade dos chefes de serviço, procedendo-se periodicamente a verificações pelos competentes órgãos de controle. |
Decreto 9.373/2018, alterado pelo Decreto 10.314/2020 |
Alienação, a cessão, a transferência interna e externa de bens móveis |
Portaria 019/2010 - Dirad.
Aplica-se nas atividades relacionadas à movimentação de bens e controle de saída de bens móveis permanentes das Unidades e Campi da Fiocruz.
6 Autoridades e responsabilidades
Consignatários/Chefe de Setores – Responsáveis pela guarda dos bens;
Diretores/Coordenadores – Responsáveis pela autorização de saída do bem;
Setor de Patrimônio da Fiocruz – Responsáveis pela gestão patrimonial.
7.1 Transferência de bens permanentes
7.1.1 Transferência interna (Troca de responsabilidade no Siads)
Movimentação de bens realizada entre unidades organizacionais, dentro do mesmo órgão ou entidade, ou seja, quando realizada entre Unidades/Depto/setor dentro da Fiocruz:
A transferência ocorre com a troca do número da UORG e seu responsável no Siads ou da UG;
Devido ao Sistema SEI, O formulário de "Movimentação interna de Material Permanente" será preenchido pelo Setor de Patrimônio diretamente no SEI, para as Unidades da UG 254420. Para as Unidades que utilizam o formulário físico, poderá ser digitalizado e enviado ao Sepat/Cogead por e-mail;
A área de Patrimônio é comunicada da movimentação de um bem permanente através do recebimento do e-mail, constando o "aceite" do recebedor do bem ou do e-mail com o formulário "Movimentação interna de Material Permanente – Anexo I", assinados por todos e digitalizado, disponível no site da COGEAD (http://www.cogead.fiocruz.br >documentos> Pops Cogead > Operações Comerciais > Serviço de Patrimônio > POP 020005200/004);
O formulário físico deverá ser preenchido em no mínimo 2 (duas) vias originais de igual teor e deverá conter a assinatura do cedente e recebedor do bem, e as demais informações solicitadas, deverá ser escaniado, para posterior encaminhamento, via e-mail, a área de patrimônio;
A área de Patrimonio da unidade providenciará cópias das vias assinadas, caso necessário;
O formulário físico poderá ser aceito pelas áreas de Patrimônio, desde que tenha a ciência de todos os envolvidos;
Quando a transferência de bens ocorrer entre Unidades Centralizadas a UG 254420, será realizada a troca de responsabilidade e o número da UORG no Siads, área de Patrimônio emitirá o Termo de Responsabilidade para a assinatura do novo consignatário;
Quando a transferência de bens ocorrer entre Unidades Descentralizadas ou entre Órgãos Públicos da União, as atualizações serão realizadas no Siads com a troca da UG e UORG no Siads e terá reflexo financeiro no SIAFI (essa transação automática deverá ser conferido no Siafi). Deverá ser enviado, por e-mail, o documento Siads de transferência e Nota de Sistema (NS) do SIAFI, para que a Unidade descentralizada recebedora tenha ciência da transferência e a receba no sistema Siads.
O Siads não avisa se tem tranferência a receber, por isso a importância do comunicado ao patrimônio recebedor.
Ficará a cargo da Unidade Descentralizada receber a transferência no Siads e encaminhar a Nota de sistema (NS) Siafi de recebimento de transferência ao patrimônio cedente.
No novo Sistema Patrimonial Siads, o número de patrimônio não sofrerá alterações com a mudança de unidade.
7.2 Transferência Externa de bens - Entre Órgãos da União (Art. 5º do Decreto 9373/2018)
Modalidade de movimentação de caráter permanente ocorrerá quando realizada entre órgãos da União.
A modalidade transferência externa de bem, tramita pelo SEI;
A área de Patrimônio da Unidade que está recebendo ou transferindo um bem deverá receber essa justificativa e os documentos necessários para realizar as atualizações nos sistemas Siads e SIAFI (quando couber à área).
7.2.1 Transferência Externa de Bens da Fiocruz para Outro Órgão da União
7.2.2 Transferência Externa de Bens Não Considerados Inservíveis
A transferência externa de bens não considerados inservíveis será admitida, excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente. (Parágrafo único do Art. 5º do Decreto 9373/2018).
7.3 Transferência por desvinculação de função ou cargo
O SGT da Unidade informará à área de Patrimônio através de documento formal a troca de consignatário entre setores;
Após a comunicação, deverá a área de Patrimônio providenciar o inventário de transferência de responsabilidade e emitir o Termo de Responsabilidade para o novo consignatário;
O novo consignatário deverá realizar o recebimento dos bens, ato ratificado através da assinatura do Termo de Responsabilidade, no prazo máximo de 5 dias úteis. Na ausência imediata de substituto, a responsabilidade pelos bens será de sua chefia imediata;
É de responsabilidade do consignatário comunicar formal e imediatamente à área de Patrimônio de sua Unidade a saída de um bem patrimonial do setor/Unidade/Instituição;
A área de Patrimônio da Unidade é comunicada da saída de um bem permanente através do recebimento do Formulário de Autorização de saída de material e/ou equipamento devidamente assinado pelo chefe do setor/autoridade competente (Figura 1), disponível na Intranet da Fiocruz (http://www.intranet.fiocruz.br> COGIC > Documentos e Serviços > Formulários e Requisições > Coordenação de Serviços Operacionais (CSO)> Autorização de saída de material e/ou equipamento), conforme modelo abaixo:
O formulário deverá ser preenchido nas seguintes situações exemplificativas:
Saída de material permanente inservível para alienações/doações, conforme POP 020005200/006;
O formulário deve ser preenchido em três vias: uma para ser entregue na portaria do pavilhão, uma nas portarias de saída do campus e uma deve ficar no setor de patrimônio da unidade;
Para as Unidades localizadas fora do Campus de Manguinhos, o número de vias a ser impresso deverá ser definido pela própria Unidade;
É de responsabilidade do consignatário dos bens, controlar e acompanhar a situação dos bens que estejam na condição de saída temporária informando, seu retorno ou seu desaparecimento imediatamente ao ocorrido, ao patrimônio de sua unidsde ;
Caberá ao consignatário prestar informações à área de Patrimônio sobre bens que saíram temporariamente do setor a qualquer momento ou durante o inventário.
Tabela I – Registros
Identificação |
Armazenamento |
Proteção |
Recuperação |
Código de classificação |
Tempo de retenção |
Disposição |
Formulário de Movimentação Interna de Material Permanente |
Processo administrativo de transferência por Unidade no SEI |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo |
Através do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Registros financeiros de bens no SIAFI |
Processo administrativo de transferência por Unidade no SEI |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo |
Através do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
SIAFI |
Login e senha |
Número NS |
Não se aplica |
Não se aplica |
Não se aplica |
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Registros de bens no Siads |
Processo administrativo de transferência por Unidade no SEI |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo |
Através do número do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Siads |
Login e senha |
Número do patrimônio |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
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Transferência Externa de Bens entre Órgãos da União - Oficio |
Processo administrativo de transferência Externa por órgão no SEI |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo. |
Através do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Termo de Responsabilidade: movimentação interna de bens e transferência por desvinculação de função ou cargo |
Processo administrativo de transferência por Unidade no SEI |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo. |
Através do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Formulário de Controle de Saída de Bens |
Processo administrativo de transferência por Unidade no SEI. |
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de vistas ao processo. |
Através do processo administrativo |
Código de Classificação de acordo com o assunto do Processo. |
Tempo de retenção associado à sua classificação. |
A disponibilidade do documento é definida de acordo com sua classificação. |
Anexo I – Formulário de Movimentação Interna de Material Permanente.
| Documento assinado eletronicamente por Daniele Lunga Alves, Prestadora de Serviço, CPF: 083.990.547-55., em 06/09/2023, às 10:41, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA, Chefe do Serviço de Patrimônio, em 06/09/2023, às 10:50, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por ALEX LIMA DE CARVALHO, Chefe do Departamento de Operações Comerciais, em 12/09/2023, às 10:21, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| Documento assinado eletronicamente por FLAVIA SILVA, Coordenador(ª) Geral de Administração, em 13/09/2023, às 09:01, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015. |
| A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.fiocruz.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 3055870 e o código CRC 2ABDE674. |
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Referência: Processo nº 25380.001600/2021-21 | SEI nº 3055870 |